Essensgutscheine bzw. Essenszuschüsse für Mitarbeiter sind ein attraktives und nachhaltiges betriebliches Benefit. Arbeitgeber bieten ihren Mitarbeitern damit eine ebenbürtige oder sogar bessere Alternative zu einer Kantine.
Der Aufwand welcher durch die Bestellung und Verteilung der Papiergutscheine entsteht, hat jedoch bis dato viele Unternehmen abgeschreckt, dieses Benefit einzusetzen. Zu Recht, wie wir meinen. Mit dem digitalen Essenzuschuss entfällt dieser Aufwand jedoch komplett. Zudem können Arbeitgeber hier die Pauschalsteuer vermeiden.
Steuerliche Behandlung des Essenszuschusses ab Januar 2020:
3,40 € Pflichtanteil (Sachbezugswert) – pauschalbesteuert und sozialversicherungsfrei:
Zunächst muss der Pflichtanteil von max. 3,40 € vom Arbeitgeber erbracht werden.
Dieser muss mit 25 % pauschal versteuert werden. Vom Arbeitgeber oder vom Arbeitnehmer.
Wir empfehlen, dass die Pauschalsteuer vom Arbeitgeber übernommen wird. Erstens wird der Mitarbeiter nicht belastet. Zweitens kann der Arbeitgeber die Pauschalsteuer wieder als Betriebsausgabe absetzen, wodurch die effektive Belastung wieder deutlich sinkt.
Sozialversicherung fällt ohnehin nicht an. Weder beim Arbeitnehmer noch beim Arbeitgeber.
3,10 € zusätzlicher Arbeitgeberzuschuss – steuer- und sozialversicherungsfrei:
Der Arbeitgeber kann um bis zu 3,10 € seinen Zuschuss von 3,40 € auf dann insgesamt 6,50 € erhöhen. Die 3,10 € sind komplett steuer- und sozialversicherungsbefreit.
Sie können Ihren Mitarbeitern also derzeit monatlich 97,50 € mehr Nettokaufkraft zukommen lassen.
Eine entsprechende Nettolohnerhöhung würde Sie fast doppelt soviel kosten.
Pauschalsteuer auf 3,40 € kann problemlos vermieden werden!
Wenn der Mitarbeiter mehr als 6,50 € ausgibt, den Mehrbetrag also aus eigener Tasche bezahlt, dann mindert diese Mehrausgabe den pauschal zu versteuernden Pflichtanteil. Dadurch wird die Steuerlast für den Arbeitgeber reduziert. Ab 9,90 € Essensrechnung entfällt also die Pauschalsteuer komplett!
Wie kann die private Zuzahlung des Mitarbeiters belegt werden?
Wenn konventionelle Essensgutscheine aus Papier verwendet werden, ist dies faktisch unmöglich, da der Mitarbeiter hierbei eine entsprechende Bestätigung der Akzeptanzstelle (Restaurant, Bäcker, Supermarkt etc.) dem Arbeitgeber vorlegen müsste.
Wenn jedoch der Essenszuschuss digital dargestellt wird, dann ist dies für den Arbeitgeber ohne Aufwand darstellbar.
Vermeidung der Pauschalsteuer mit digitalem Essenszuschuss – so einfach geht das:
Erfahrungsgemäß gibt die Mehrzahl der Mitarbeiter mehr als 6,50 € für ihr tägliches Essen aus. Nachdem die Belege für Essenskäufe ohnehin an den Dienstleister des digitalen Essenszuschusses übermittelt werden, kann dieser problemlos die Differenz aus tatsächlichen Zahlungen und 6,50 € ermitteln, dokumentieren und an die Gehaltsbuchhaltung des Arbeitgebers übermitteln.
Rechenexempel:
3,40 € x 15 Arbeitstage = 51 €
25 % Pauschalsteuer = 12,75 €
– Kosten für den Dienstleister des digitalen Essenszuschusses max. 10 € mtl.
= Überschuss mindestens 2,75 €
zuzüglich Kosten für Papiergutschein ca. 4,87 €
= Überschuss gesamt ca. 8 € monatlich pro Mitarbeiter
Ein Unternehmen mit zweihundert Mitarbeitern spart also ca. 20.000 € Kosten jährlich ein.
Fazit: Klarer Vorteil für den digitalen Essenszuschuss
Der digitale Essenszuschuss hat ohnehin deutlich weniger Verwaltungsaufwand als die Papiervariante. Jetzt kommt noch der Steuervorteil aus der Vermeidung der Pauschalsteuer hinzu.
Info: Digitalanbieter sorgfältig auswählen!
Nicht alle Anbieter von digitalen Essenszuschüssen prüfen nach unserem Kenntnisstand jeden Beleg dahin gehend, ob nur zulässige Waren (nicht zulässing: Tabak, non-food im Supermarkt, etc.) gekauft wurden. Oft wird nur stichprobenartig geprüft. Hier besteht die Gefahr, dass bei Sozialversicherungsprüfungen die entsprechenden Beiträge nacherhoben werden!
Es gibt jedoch Anbieter, die jeden Essensbeleg explizit prüfen. Diese sollten Sie auf jeden Fall präferieren, um Ärger mit dem Fiskus auszuschließen.
Ferner sollten Sie vor Einführung des Essenszuschusses eine Anrufungsauskunft bei Ihrem Betriebsstättenfinanzamt stellen.
