Arbeitgeber können das Mittagessen ihrer Mitarbeiter durch einen Zuschuss fördern.
Bis heute sind Essensmarken bzw. Essensgutscheine aus Papier die am weitesten verbreitete Umsetzungsform. Diese Papiergutscheine haben einen bestimmten Wert (2020 bis maximal 6,50 Euro täglich).
Sie werden beim Bezahlen in bestimmten Akzeptanzstellen (Restaurants, Supermärkte, Bäcker, Metzger, etc.) wie Bargeld verwendet.
Die Papiergutscheine sind für Arbeitgeber und Akzeptanzstellen mit jedoch Aufwand und Kosten verbunden.
Der digitale Essensgutscheine ist die Alternative zum Papiergutschein.
Damit kann der Essenszuschuss deutschlandweit, ohne Akzeptanzstellenlimitierung erfolgen. Der Verwaltungsaufwand für Arbeitgeber und Mitarbeiter wird zudem drastisch reduziert.
Ist der Papiergutschein noch zeitgemäß? Der nachstehende Vergleich zeigt die Unterschiede zwischen Papier- und Digital.
Verwaltungsaufwand?
Planung, Lieferung und Lagerung sowie zeitintensive Ausgabe der Papiermarken an Mitarbeiter.
Entfällt komplett. Mitarbeiter fotografiert den Kaufbeleg und übermittelt diesen per app, email oder sms an den Anbieter.
Wo verwendbar?
Nur ca. 30.000 Akzeptanzstellen.
Die „Provinz“ bzw. der „ländliche Raum“ ist stark unterrepräsentiert!
Überall flexibel einsetzbar, auch „auf dem Land“.
In allen Restaurants, Supermärkten, Lebensmitteldiscountern, Cafés und Lieferdiensten.
Wann und wie oft verwendbar?
Nur an 15 Tagen im Monat einsetzbar (je Mitarbeiter).
Strenge Nachweispflicht über Verwendung der Essensmarken. Risiko bei Sozialversicherungsprüfungen!
Mitarbeiter können an jedem Arbeitstag essen gehen, nicht nur an 15 Tagen im Monat. Einfache, digitale Kontrolle/ Nachweisbarkeit der korrekten Verwendung.
Wie flexibel kann bezahlt werden?
Gesamtbetrag von 6,50 € kann am Tag nur bei einer Einlösestätte in voller Höhe erfolgen. Keine Auszahlung von Wechselgeld möglich.
Einsatz mehrerer Kleinbeträge am Tag möglich. Einreichung mehrerer Einzelrechnungen (z.B. Salat im Supermarkt 3 € + Getränk im Cafe 4 €).
Wie wird der Arbeitgeber besteuert?
Es gibt keine Möglichkeit die Steuerlast zu reduzieren. Arbeitgeber zahlt i.d.R. eine Pauschalsteuer von 25 %.
Niedrigere Besteuerung bei höheren Beträgen. Der Arbeitgeber kann die Steuer bis auf Null reduzieren.
Wie effizient und fair sind die Bedingungen für Arbeitgeber und Mitarbeiter?
Arbeitgeber zahlt auch für verlorene Essensmarken. Bezahlte, jedoch noch nicht eingelöste Essensmarken verfallen nach Ablauf der Gültigkeit. Der Mitarbeiter kann diese also nicht mehr verwenden.
Das Essen des rbeiters wird nur bei tatsächlichem Konsum gefördert. Der Essenszuschuss kann also nicht verfallen.
Können lokale Akzeptanzstellen gefördert werden?
Arbeitgeber zahlt auch für verlorene Essensmarken. Bezahlte, jedoch noch nicht eingelöste Essensmarken verfallen nach Ablauf der Gültigkeit. Der Mitarbeiter kann diese also nicht mehr verwenden.
Kleine Restaurants, Imbisse oder Läden, welche Essensgutscheine annehmen, können problemlos genutzt werden.
Was wollen die Mitarbeiter?
Mitarbeiterbeiter empfinden Papiergutscheine überwiegend als schwierig einsetzbar (zu wenig Akzeptanzstellen, Aufbewahrung der Gutscheine, Verfallsdatum muss beachtet werden, Keine Wechselgeldrückgabe, Umständliche Zuzahlung, usw.). Einige verwenden die Gutscheine deshalb gar nicht. Verschenken oder Verkauf wird auch praktiziert.
Digital kommt bei der Mehrheit sehr gut an. Digitalpayment (paypal, Applepay, etc.) wird von immer mehr Menschen praktiziert.
Kosten für den Arbeitgeber?
Fixe Kosten pro Gutschein. Je höher die Stückzahl umso günstiger, da die Anbieter dann Mengenrabatt einräumen.
Fixe Monatsgebühr pro angemeldeten Mitarbeiter.
Fazit: Digitaler Essenszuschuss ist dem Papier-Essensgutschein in allen Punkten überlegen.
Die Leistungen und Gebühren der Digital- und Papieranbieter unterscheiden sich. Ein Vergleich lohnt sich für Arbeitgeber auf jeden Fall.
Für weitere Informationen stehen unsere Experten gerne zur Verfügung.
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